Dobrá strategie ukládání je důležitá pro snížení rizika ztráty dat a pro zajištění jejich bezpečného uložení, aby se předešlo narušení bezpečnosti dat. Potřeby ukládání se u jednotlivých projektů liší a sepsání plánu správy dat vám pomůže určit vhodný přístup k vašim datům.
Obecně je dobrou praxí, že notebooky a přenosná média jako jsou třeba USB disky, nebo externí disky mohou být vhodné pro dočasné uložení dat, ale hrozí u nich větší riziko poškození nebo ztráty. Neměly by obsahovat jedinou kopii vašich dat právě pro případy, kdy by došlo ke ztrátě zařízení a k datům by nebylo možné získat přístup. Abyste tomu předešli, je nezbytné data ukládat také do nefyzických úložišť, např. na OneDrive.

Vytváření záloh dat je životně důležitým prvkem správy dat. V případě situací, jako je selhání přístrojů nebo problémy s přístupem k datům, zálohování dat můžete zachránit celý projekt a ušetřit práci výzkumnému týmu.

Pravidlo 3-2-1

V praxi se mnoha výzkumníkům osvědčilo dodržování tzv. 3-2-1 pravidla. To ukládá, že klíčová data by měla vždy existovat alespoň ve 3 kopiích, z nichž 2 kopie budou zálohovány na odlišných typech úložiště (např. pevný disk a cloudové úložiště), přičemž 1 kopie vždy musí být dlouhodobě uložena mimo pracoviště, abyste zabránili možnosti ztráty dat v důsledku selhání konkrétního pracoviště nebo třeba havárie. Je na vašem rozhodnutí, které úložné médium bude obsahovat originální data a které bude obsahovat některou z dalších kopií.

Při dlouhodobém ukládání výzkumných dat je důležité učinit rozhodnutí, která pomohou identifikovat, jaký typ dat je skutečně nutné dlouhodobě uchovávat. Jako výzkumný pracovník můžete být v pokušení ponechat si všechna data pro případ, že by se ukázala jako cenná pro budoucí použití. Ukládání velkého množství dat je však finančně i časově náročné, a navíc vyžaduje velké kapacity úložiště.
Posouzení vhodnosti dat k uchování vyžaduje určitou míru subjektivního posouzení, protože nikdo přesně neví, jaké informace budou v budoucnu žádané. Dlouhodobé ukládání je potřeba pečlivě zvážit, dodržovat zásady např. od poskytovatelů financí a dokumentovat všechna přijatá rozhodnutí a jejich důvody.

Další informace k bezpečnému a dlouhodobému ukládání dat, včetně jejich šifrování, naleznete také na Odboru informačních technologií MENDELU: https://tech.mendelu.cz/35217-uloziste-a-jejich-vyuziti.

Cold storage úložiště je úložiště vhodné pro data, u kterých je potřeba dlouhodobé uchování, ale není vyžadován trvalý nebo rychlý přístup k uloženým datovým sadám. old data se obvykle zaznamenávají na nepřipojená, vypnutá média uložená na bezpečném místě. Což je rozdíl oproti tzv. hot storage, která uchovávají data, ke kterým je třeba přistupovat častěji a stále se na nich pracuje.

Vysoce výkonné primární úložiště je obecně považováno za příliš drahé pro neaktivní data, která jsou uchovávána dlouhodobě nebo na dobu neurčitou. Proto, aby se vaše primární úložiště nezaplnilo již nepoužívanými daty, je možné použít cold storage jako alternativu.

Je vždy ale potřeba počítat s tím, že přístup k datům a vyhledávání dat uložených v cold storage úložišti, bude výrazně pomalejší než u zařízení nebo systémů určených pro aktivní data.

Při výběru cold storage úložiště je dobré vždy přihlížet k vašim potřebám, finančním možnostem i požadavků spojeným s charakterem dat. Obvykle je možné kombinovat jednu nebo více z následujících metod ukládání dat:

• Pevné disky

  – jsou široce dostupné a relativně levné. Mnoho pevných disků však není dimenzováno na životnost delší než tři až pět let, s čímž je potřeba počítat. Pevné disky také mohou podléhat fyzickému poškození.

• Hierarchická správa úložišť (HSM)

  – spočívá v přesunu méně často používaných dat na levnější média s vyšší kapacitou, obvykle na masivní pole nečinných disků (MAID) nebo magnetické pásky.

• Magnetické páskové jednotky

  – v průběhu let se osvědčily jako odolné a ve srovnání s jinými možnostmi jsou také relativně levné. Životnost správně uložené magnetické pásky se pohybuje až kolem 30 let. Magnetické pásky však potřebují specializované zařízení pro čtení a zápis dat – zařízení, které nemusí být na vašem pracovišti nyní nebo do budoucna dostupné.

• Cloudové úložiště

  – výhodou této metody je univerzální přístup k úložišti. Při použití této možnosti je ale potřeba ověřit, zda je dlouhodobé ukládání možné. Dále je potřeba zvážit, jak je zabezpečené toto úložiště a zda je možné vaše data do cold storage uložit podle typu dat.