Dobrá strategie ukládání je důležitá pro snížení rizika ztráty dat a pro zajištění jejich bezpečného uložení, aby se předešlo narušení bezpečnosti dat. Potřeby ukládání se u jednotlivých projektů liší a sepsání plánu správy dat vám pomůže určit vhodný přístup k vašim datům.
Obecně je dobrou praxí, že notebooky a přenosná média jako jsou třeba USB disky, nebo externí disky mohou být vhodné pro dočasné uložení dat, ale hrozí u nich větší riziko poškození nebo ztráty. Neměly by obsahovat jedinou kopii vašich dat právě pro případy, kdy by došlo ke ztrátě zařízení a k datům by nebylo možné získat přístup. Abyste tomu předešli, je nezbytné data ukládat také do nefyzických úložišť, např. na OneDrive.

Vytváření záloh dat je životně důležitým prvkem správy dat. V případě situací, jako je selhání přístrojů nebo problémy s přístupem k datům, zálohování dat můžete zachránit celý projekt a ušetřit práci výzkumnému týmu. Doporučuje se uchovávat alespoň tři kopie dat, například originální, externí (lokální) a externí (vzdálenou), a mít zásady pro pravidelné zálohování.

Při dlouhodobém ukládání výzkumných dat je důležité učinit rozhodnutí, která pomohou identifikovat, jaký typ dat je skutečně nutné dlouhodobě uchovávat. Jako výzkumný pracovník můžete být v pokušení ponechat si všechna data pro případ, že by se ukázala jako cenná pro budoucí použití. Ukládání velkého množství dat je však finančně i časově náročné, a navíc vyžaduje velké kapacity úložiště.
Posouzení vhodnosti dat k uchování vyžaduje určitou míru subjektivního posouzení, protože nikdo přesně neví, jaké informace budou v budoucnu žádané. Dlouhodobé ukládání je potřeba pečlivě zvážit, dodržovat zásady např. od poskytovatelů financí a dokumentovat všechna přijatá rozhodnutí a jejich důvody.

Další informace k bezpečnému a dlouhodobému ukládání dat, včetně jejich šifrování, naleznete také na Odboru informačních technologií MENDELU: https://tech.mendelu.cz/35217-uloziste-a-jejich-vyuziti.